سكرتير العميد
الرسالة:
يُعد سكرتير العميد حلقة وصل أساسية بين العميد وأعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب. وتكمن أهمية هذا الدور في تسهيل عملية التواصل وضمان تحقيق الرؤية الأكاديمية للكلية من خلال الدعم الإداري الفعّال.
المسؤوليات:
جدولة وتنسيق: إدارة جدول مواعيد العميد، وتنظيم الاجتماعات مع أعضاء هيئة التدريس والموظفين وأصحاب المصلحة الخارجيين، مع ضمان ترتيب الأولويات وفقًا لاحتياجات الكلية.
التوثيق: إعداد وتنظيم جميع الوثائق اللازمة للاجتماعات بما في ذلك الجداول، والتقارير، ومحاضر الاجتماعات، مع ضمان الدقة والسرية.
التواصل: العمل كنقطة الاتصال الأساسية للمراسلات الموجهة إلى العميد، بما في ذلك فرز المكالمات والبريد الإلكتروني والمراسلات الأخرى والرد على الاستفسارات عند الحاجة.
تنظيم الفعاليات: المساعدة في تنظيم الفعاليات الأكاديمية والمؤتمرات وورش العمل، بما يشمل الجوانب اللوجستية، وتنسيق المشاركين، وتحضير المواد.
الدعم الإداري: تقديم الدعم الإداري العام للعميد، بما في ذلك إدارة المراسلات وأنظمة الأرشفة ومستلزمات المكتب.